TimeCheck Bot V2 – GIẢI PHÁP CHẤM CÔNG TỰ ĐỘNG HIỆN ĐẠI TRÊN TELEGRAM

Trong bối cảnh nền kinh tế số và sự bùng nổ của mô hình làm việc linh động Remote/Hybrid (Linh hoạt/Kết hợp), việc quản lý, theo dõi thời gian làm việc của nhân viên không còn là một công việc hành chính đơn thuần, mà là một thách thức chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất, sự minh bạch và chi phí vận hành của doanh nghiệp.

😰1. NHỮNG VẤN ĐỀ BỨC BỐI BẠN PHẢI ĐỐI MẶT LÀ GÌ?

Chi phí và Sự bất tiện của các thiết bị truyền thống

• Việc đầu tư ban đầu vào máy chấm công vân tay, quét mặt, thẻ từ và phần mềm đi kèm là một gánh nặng chi phí đáng kể.
• Các thiết bị, máy móc này không thể xác minh được thời gian làm việc đối với các nhân viên làm việc từ xa, tại nhà, hoặc phải di chuyển thường xuyên. Điều này khiến cho các doanh nghiệp buộc phải sử dụng các biện pháp thủ công thay thế
• Chi phí bảo trì, sửa chữa, xử lý trục trặc kỹ thuật, thậm chí là các chi phí định kỳ của các thiết bị này làm gia tăng tổng chi phí sở hữu theo thời gian.

Thiếu linh hoạt và Kém xác thực trong môi trường linh động hiện nay

• Bạn có bao giờ tự hỏi liệu các nhân viên remote có thực sự bắt đầu làm việc đúng giờ, nơi làm việc có phù hợp không? Các phương pháp báo cáo như qua Zalo/Email rất dễ bị gian lận, thiếu minh bạch và tính xác thực
• Hay, quy trình xin nghỉ phép hay quy trình chấm công ngoài giờ (OT) có phải vẫn rườm rà, tốn nhiều thời gian để xử lý thủ công? Đây có thể tạo ra “nút thắt cổ chai” hành chính

Tiêu tốn nguồn lực hành chính và dễ sai sót dữ liệu

• Mỗi tháng, đội ngũ nhân sự và kế toán phải dành hàng chục giờ để tổng hợp thủ công dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (Excel, máy chấm công, giấy tờ nghỉ phép), dẫn đến căng thẳng, tốn kém thời gian và dễ xảy ra sai sót nghiêm trọng trong tính lương.

✅2. GIẢI PHÁP TẤT YẾU: TỰ ĐỘNG HÓA CHẤM CÔNG THÔNG QUA TIMECHECK BOT V2

Thế nên, để giải quyết những vấn đề triệt để trên, chúng tôi đề ra một công cụ chấm công thông minh, tích hợp và tính tự động hóa cao.

TimeCheck Bot V2 ra đời không chỉ để chấm công, mà còn để chuyển đổi toàn bộ quy trình quản lý thời gian làm việc thủ công trở thành quy trình tự động hóa cao giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và còn mang lại sự linh hoạt, thoải mái cho đội ngũ.

Giải pháp này hoạt động ngay trên Telegram, được tích hợp mạnh mẽ qua n8n, cho phép nhân viên chấm công/OT chỉ bằng một câu lệnh hoặc nút bấm, đồng thời buộc phải gửi kèm hình ảnh tại văn phòng, nơi làm việc để tăng tính xác thực. Hơn thế nữa, Bot tự động hóa quy trình duyệt nghỉ phép của quản lý, và tổng hợp báo cáo chi tiết theo thời gian thực.

TimeCheck Bot Version 2.0 là một bản nâng cấp mạnh hơn từ Bot chấm công (TimeCheck bot) 

3. CHỨC NĂNG CỐT LÕI

⚙️Chức năng Chấm công

• Thao tác đơn giản: Người dùng bắt đầu/kết thúc ca làm việc bằng lệnh nhắn hoặc nút /in, /out
• Yêu cầu xác thực: Khi thực hiện thao tác Check-in và Check-out, Bot sẽ yêu cầu người dùng gửi đính kèm hình ảnh được chụp tại văn phòng, nơi làm việc để tăng tính xác thực
• Tổng hợp thời gian làm việc: Sau khi kết thúc phiên làm việc, Bot sẽ tổng hợp và thông báo cho người dùng biết tổng thời gian làm việc của một phiên làm việc.

⚡Chức năng OT

• Thao tác linh hoạt: Nếu nhân việc thực hiện làm ngoài giờ, chỉ đơn giản bằng cách gõ lệnh nhắn hoặc nút /oi, /oo
• Yêu cầu xác thực: Tương tự như chấm công cơ bản, người dùng cần phải thực hiện gửi ảnh tại văn phòng hoặc nơi làm việc khi bắt đầu hoặc kết thúc OT
• Tổng hợp thời gian làm việc ngoài giờ: Khi kết thúc OT, Bot thông báo đến người dùng tổng thời gian làm việc ngoài giờ.

📊 Chức năng Báo cáo

• Đối với vai trò người dùng (User): Xem các ngày đã làm việc trong tháng, bao gồm các thông tin liên quan như ngày đã làm việc, tổng thời gian đã làm việc của từng ngày
• Đối với vai trò quản lý (Manager): Xem các ngày đã làm việc trong tháng của các thành viên, người dùng, bao gồm ngày làm việc, tổng thời gian làm việc của từng ngày.

📝 Chức năng Xin nghỉ phép

• Đối với vai trò người dùng (User):Sử dụng lệnh để tạo phiếu nghỉ. Bot sẽ thông báo thông tin phiếu nghỉ của người dùng đến quản lý
• Đối với vai trò quản lý (Manager): Nhận thông tin phiếu nghỉ, sau đó phê duyệt hoặc từ chối thông qua nút Approve/Reject. Sau đó, Bot sẽ thông báo đến nhân viên thông tin duyệt của quản lý.

🛡️Chức năng Quản trị & Hỗ trợ

• Đối với vai trò người dùng (User): Khi gặp vấn đề về chấm công, người dùng nhắn fb (Feedback) để không bị mất công trong ngày làm việc
• Đối với vai trò Admin:
  • • Duyệt thành viên: Người dùng có quyền quyết định duyệt các thành viên, nhân viên được sử dụng Bot, và gán vai trò thích hợp (Quản lý, User)
    • Quản lý thông điệp: Người dùng có thể thực hiện các thao tác thêm, xóa, sửa các thông điệp trong Bot

• Đối với vai trò quản lý (Manager): Quản lý sẽ xem các thông tin ý kiến của các nhân viên về thông tin về chấm công

4. VÌ SAO BẠN NÊN CHỌN TimeCheck Bot V2? 

TimeCheck Bot V2 không chỉ là một công cụ, mà là sự nâng cấp toàn diện quy trình quản lý thời gian của doanh nghiệp bạn. Lựa chọn V2 là lựa chọn sự hiệu quả, tiết kiệm và linh hoạt tuyệt đối.

💡 Tính Linh Hoạt Vô Song & Hỗ Trợ Làm Việc Từ Xa

• Chấm công mọi lúc, mọi nơi: Nhân viên có thể Check-in/Check-out chỉ bằng lệnh nhắn hoặc nút bấm, loại bỏ hoàn toàn sự phụ thuộc vào vị trí vật lý.
• Giải pháp tiện lợi cho Remote: Phù hợp tuyệt đối với mô hình làm việc từ xa, công tác, hoặc làm việc linh hoạt, đảm bảo ghi nhận thời gian làm việc chính xác dù nhân viên ở bất cứ đâu.

💰 Chi Phí Cực Rẻ, Mua Một Lần Dùng Cả Đời

• Loại bỏ chi phí phần cứng: Bạn không cần đầu tư vào máy chấm công, thẻ từ hay thiết bị nhận diện, giúp tiết kiệm 90% chi phí đầu tư ban đầu.
• Không phát sinh bảo trì: Là một bot tích hợp trên nền tảng sẵn có, TimeCheck V2 giảm thiểu tối đa chi phí bảo trì và vận hành so với hệ thống phần mềm phức tạp.

⚙️ Tính Tự Động Hóa Cao

• Tổng hợp tự động: Bot tự động ghi nhận thời gian làm việc , tính toán tổng thời gian làm việc mỗi ngày và tự động xuất báo cáo theo thời gian thực.
• Tự động hóa quy trình Xin nghỉ phép: Bot tự động thông báo phiếu nghỉ đến Quản lý và tự động gửi kết quả duyệt từ Quản lý đến nhân viên.

⏳ Tiết Kiệm 90% Thời Gian Cho HR & Quản Lý

• Giảm tải thủ công: HR không cần dành hàng giờ để tổng hợp dữ liệu từ Excel hoặc các hệ thống rời rạc, vì Bot đã tự động hóa việc thu thập và tính toán dữ liệu báo cáo.
• Duyệt nhanh chóng: Quản lý có thể duyệt phiếu nghỉ phép tức thì qua nút bấm Approve/Reject, tối ưu hóa thời gian xử lý hành chính.

🛡️ Minh Bạch & Chính Xác Tuyệt Đối

• Xác thực ảnh độc quyền: Để tăng tính xác thực, Bot yêu cầu người dùng gửi kèm hình ảnh chụp tại văn phòng (hoặc nơi làm việc) khi Check-in/Check-out. Điều này giảm thiểu gian lận thời gian làm việc.
• Phản hồi nhanh: Chức năng Feedback cho phép nhân viên nhắn fb ngay lập tức khi gặp sự cố, đảm bảo không bị mất công trong ngày làm việc đó.
• Phân quyền rõ ràng: Hệ thống Admin có thể duyệt thành viên và gán vai trò, kiểm soát chặt chẽ người dùng hệ thống.

🌈 Tối Ưu Trải Nghiệm Người Dùng (UX)

• Dễ dùng tuyệt đối: Giao diện sử dụng là ứng dụng chat đã quen thuộc, không cần đào tạo phức tạp.
• Thông báo tức thời: Bot thông báo xác nhận thời gian bắt đầu làm việc và tổng thời gian làm việc, giúp người dùng chủ động quản lý thời gian.

🚀 Dễ Triển Khai, Dễ Mở Rộng

• Triển khai tức thì: Không cần cài đặt phần mềm hay hệ thống phức tạp, Bot có thể được kích hoạt và sử dụng trong thời gian ngắn.
• Quản lý dễ dàng: Admin có thể dễ dàng thêm, xóa, sửa các thông điệp tương tác của Bot

5. ĐỐI TƯỢNG PHÙ HỢP: AI CẦN TimeCheck Bot V2?

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME)
• Đội nhóm làm việc hybrid, remote, onsite
• Bộ phận HR & Quản lý nhân sự
• Chủ doanh nghiệp
• Team startup / agency / project-based

CHUYỂN ĐỔI NGAY HÔM NAY ĐỂ LOẠI BỎ GÁNH NẶNG CHI PHÍ, NÂNG CAO SỰ MINH BẠCH VÀ TRAO QUYỀN LINH HOẠT CHO ĐỘI NGŨ CỦA BẠN!